La remise de diplôme a lieu habituellement tous les ans. C’est un moment important pour l’établissement mais aussi pour les étudiants qui ont réussi leur cursus. La sortie de la promotion est donc célébrée en fanfare par une soirée festive. Organiser cet événement n’est pas une mince affaire. Ci-après quelques conseils essentiels afin qu’il soit une réussite.
Le choix du lieu pour la soirée
Généralement, il devrait y avoir beaucoup de monde à une soirée de remise de diplôme puisque les récipiendaires viendront surement avec leurs proches. Il faudra donc prévoir une salle pouvant accueillir tous les convives. Tout endroit disposant d’une vaste place de parking et se trouvant non loin du centre-ville sera à privilégier. Il ne faut pas hésiter à réserver des mois en avance afin de s’assurer que la salle soit libre à la date prévue pour la festivité.
Les diverses préparations pour la remise de diplôme
L’objectif est que la soirée devienne un moment inoubliable pour les futurs diplômés. Ce n’est qu’après les divers discours et la remise de diplôme proprement dite que la fête va vraiment commencer. Mais toutes les étapes doivent être préparées minutieusement par l’organisateur.
Il y a tout d’abord le matériel de sonorisation. La meilleure solution serait de faire appel à une agence événementielle de Paris surtout si l’établissement se trouve dans cette ville ou en banlieue. Il pourra s’occuper de la location, du transport, de l’installation, de la régie et du remballage de tous les équipements afin d’assurer la qualité de la sonorisation.
Ensuite, il faut miser sur la décoration car celle-ci garantit une bonne ambiance en plus de la sono. L’organisateur peut choisir un thème et s’organiser avec un professionnel de l’événementiel pour trouver une idée de déco à la fois simple et originale. Un jeu de lumière pourrait donner des effets à l’ensemble.
L’accueil pendant le jour J
Comme il y aura beaucoup de monde pendant la remise de diplôme, le mieux serait de prévoir des cartons d’invitation qu’il faudra partager quelques semaines avant le jour J. C’est un gage de sécurité pour l’établissement car cette carte servira à filtrer les invités qui pourront accéder à la salle de fête et à éloigner les intrus.
Une agence événementielle pourra également mettre à la disposition de l’établissement des hôtesses d’accueil qui s’occuperont de la vérification des cartons d’invitation et dirigeront les invités vers leur place.
Le buffet pendant la soirée de remise des diplômes
Que ce soit un cocktail ou un dîner, il faut s’y préparer par avance. Un bon professionnel de l’événementiel possède dans son carnet d’adresses plusieurs prestataires qui peuvent assurer ce service. Il ne faut pas hésiter à comparer leur devis estimatif afin de bénéficier du meilleur prix tout en ayant une prestation de bonne qualité.